PORADY

DOKUMENTACJA PRACOWNICZA ZATRUDNIONEGO CUDZOZIEMCA

DOKUMENTACJA PRACOWNICZA ZATRUDNIONEGO CUDZOZIEMCA

20 września 2017 | Obywatele Ukrainy

Zatrudniając pracownika – cudzoziemca na podstawie umowy o pracę, należy stosować takie same zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej, jak w przypadku obywateli polskich.


OBOWIĄZKI PRACODAWCY

Podjęcie pracy przez cudzoziemca w Polsce związane jest z legalizacją jego pobytu oraz uzyskaniem wymaganych pozwoleń na pracę (nie dotyczy obywateli państw Unii Europejskiej).
Pracodawca przed zatrudnieniem cudzoziemca ma obowiązek:

  • żądać od cudzoziemca przedstawienia przed rozpoczęciem pracy ważnego dokumentu uprawniającego go do pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz przechowywać kopię tego dokumentu ( w przypadku zatrudnienia na podstawie umowy o pracę – w aktach osobowych pracownika natomiast w razie zawarcia z cudzoziemcem umowy cywilnoprawnej – przez cały okres wykonywania czynności przez cudzoziemca);
  • w terminie 7 dni zgłosić cudzoziemca do ubezpieczeń społecznych, o ile obowiązek taki wynika z obowiązujących przepisów;
  • sprawdzić, czy w stosunku do kandydata istnieje wymóg uzyskania zezwolenie na pracę.

Potrzebujesz pomocy z przygotowaniem dokumentów pracowniczych? Nie masz czasu biegać za zezwoleniami i wizami. Skontaktuj się z nami. Załatwimy to za Ciebie: tel. 502 133 517, email: kontakt@employerpoland.pl

Zobacz także
: Nowy rodzaj zezwolenia na pracę dla cudzoziemców.

Obowiązek prowadzenia dokumentacji związanej z zatrudnieniem pracownika wynika wprost z art. 94 pkt 9a ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. (dalej: „Kodeks Pracy).

Szczegółowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej znajdują się w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika  (dalej: „Rozporządzenie”).

Ponadto, obowiązek ewidencjowania i przechowywania dokumentacji związanej z zatrudnieniem pracowników nakładają na pracodawcę przepisy podatkowe, nakazujące pracodawcy jako płatnikowi składek ewidencjowanie i przechowywanie dokumentacji związanej z poborem podatków.

W JAKIM JĘZYKU PRZYGOTOWAĆ DOKUMENTACJĘ CUDZOZIEMCA?

Język polski jest podstawowym i obowiązkowym językiem dla celów związanych z zatrudnianiem pracowników w przypadku, gdy:

  • osoba świadcząca pracę ma miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w chwili zawarcia umowy oraz
  • umowa ma być wykonana lub wykonywana na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Podobny obowiązek dotyczy pozostałych dokumentów i informacji związanych z zatrudnieniem, np. informacji o warunkach zatrudnienia, instrukcji stanowiskowych czy informacji o ryzyku zawodowym.

W związku z powyższym, pracodawcy sporządzają dokumentację związaną ze stosunkiem pracy takiego pracownika w dwóch wersjach językowych – w języku polskim oraz w języku obcym, którym włada pracownik. Jeżeli strony nie postanowiły inaczej, podstawą wykładni takich dokumentów jest ich wersja w języku polskim.

Jeżeli z pracownikiem niewładającym językiem polskim, została zawarta umowa o pracę wyłącznie w języku obcym,  może to spowodować konieczność prowadzenia podwójnej dokumentacji pracownika – jednej dla pracownika oraz drugiej na potrzeb pracodawcy ( np. w związku z koniecznością przedkładania dokumentów w języku polskim władzom publicznym oraz organom kontrolującym).

JAKICH DOKUMENTÓW MOŻESZ ŻĄDAĆ OD CUDZOZIEMCA UBIEGAJĄCEGO SIĘ O ZATRUDNIENIE?

Pracodawca obowiązany jest do założenia i prowadzenia akt osobowych, oddzielnych dla każdego pracownika.

Akta osobowe pracownika składają się z 3 części:

  • Część A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie;
  • Część B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika;
  • Część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

Pamiętaj: każda z części akt osobowych powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów. Dodatkowo, dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane.

Część A akt osobowych pracownika – ubieganie się o zatrudnienie

Jako pracodawca możesz żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia następujących dokumentów:

  • wypełnionego kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
  • świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie;
  • dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy;
  • świadectwa ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego;
  • orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku;
  • innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Osoba, która ubiega się o zatrudnienie może dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, jak również dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.

Pracodawca powinien przechowywać w aktach osobowych pracownika tylko odpisy lub kopie składanych dokumentów. Przedłożenia oryginałów tych dokumentów możesz żądać tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii.

Zobacz także: Jak zalegalizować pobyt dzieci cudzoziemców w Polsce.

Część B akt osobowych  pracownika – nawiązanie stosunku pracy oraz przebieg zatrudnienia

Ta część akt osobowych pracownika zawiera wszystkie dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy oraz jej późniejszym przebiegiem. Do tych dokumentów należą:

  • umowa o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie – potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności, jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę,
  • dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy,
  • pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami określonymi w Rozporządzeniu oraz zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
  • oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach Kodeksu pracy,
  • dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,
  • dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
  • oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
  • dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,
  • dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego i urlopu wychowawczego,
  • dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku określonym w Kodeksie pracy,
  • dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu bezpłatnego,
  • orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,
  • umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,
  • wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy, stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy, a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta,
  • wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,
  • korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy,
  • informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony.

Pamiętajwskazany katalog dokumentów jest katalogiem otwartym tzn. mogą się w nim znaleźć również inne dokumenty, które nie zostały wymienione poniżej.

Część C akt osobowych  pracownika –  ustanie zatrudnienia

W części C akt osobowych znajdują się wszystkie dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym:

  • oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
  • dotyczące żądania wydania świadectwa pracy oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
  • kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
  • potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
  • umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,
  • orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.

Dodatkowe dokumenty – karty ewidencyjne

Dodatkowo, pracodawca powinien założyć i prowadzić dla każdego pracownika – cudzoziemca:

  • kartę ewidencji czasu pracy w  zakresie obejmującym: pracę w  poszczególnych dobach, w tym pracę w  niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i  nieusprawiedliwione nieobecności w  pracy (w  stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego);
  • imienną kartę wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą;
  • kartę ewidencyjną przydziału odzieży i  obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a  także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.


KARA GRZYWNY

Nieprowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, zagrożonym karą grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł.

Potrzebujesz pomocy z przygotowaniem dokumentów pracowniczych? Nie masz czasu biegać za zezwoleniami i wizami. Skontaktuj się z nami. Załatwimy to za Ciebie: tel. 502 133 517, email: kontakt@employerpoland.pl 

Stan prawny na dzień 18 września 2017 r.
Podstawa prawna:

  • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141 z pozn.zm.);
  • Ustawa z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim (Dz. U. Nr 90, poz. 999 z późn. zm.);
  • Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286).

ZOSTAW KOMENTARZ

ul. Zwierzyniecka 30/5
31-105 Kraków

tel./fax: 12 422 92 56
mobile.: +48 502 133 517

kancelaria@employerpoland.pl

Copyright 2018 Ⓒ Employer Poland