Zatrudnianie cudzoziemców – dokumentacja pracownicza

Zatrudniając pracownika – cudzoziemca na podstawie umowy o pracę, należy stosować takie same zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej, jak w przypadku obywateli polskich. 

W poprzednich wpisach wyjaśniliśmy, jakie kroki musisz podjąć, aby legalnie zatrudnić cudzoziemca w Polsce. Przypomnijmy, że pracodawca przed zatrudnieniem cudzoziemca ma obowiązek:

• • żądać od cudzoziemca przedstawienia przed rozpoczęciem pracy ważnego dokumentu uprawniającego go do pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz przechowywać kopię tego dokumentu ( w przypadku zatrudnienia na podstawie umowy o pracę – w aktach osobowych pracownika natomiast w razie zawarcia z cudzoziemcem umowy cywilnoprawnej – przez cały okres wykonywania czynności przez cudzoziemca);
  • w terminie 7 dni zgłosić cudzoziemca do ubezpieczeń społecznych, o ile obowiązek taki wynika z obowiązujących przepisów;
  • sprawdzić, czy w stosunku do kandydata istnieje wymóg uzyskania zezwolenie na pracę.

Obowiązek prowadzenia dokumentacji związanej z zatrudnieniem pracownika wynika wprost z art. 94 pkt 9a ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. (dalej: „Kodeks Pracy). 

Szczegółowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej znajdują się w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika  (dalej: „ Rozporządzenie”).

Ponadto, obowiązek ewidencjowania i przechowywania dokumentacji związanej z zatrudnieniem pracowników nakładają na pracodawcę przepisy podatkowe, nakazujące pracodawcy jako płatnikowi składek ewidencjowanie i przechowywanie dokumentacji związanej z poborem podatków.  

Język polski jest podstawowym i obowiązkowym językiem dla celów związanych z zatrudnianiem pracowników w przypadku, gdy:

• • osoba świadcząca pracę ma miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w chwili zawarcia umowy oraz
  • umowa ma być wykonana lub wykonywana na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Podobny obowiązek dotyczy pozostałych dokumentów i informacji związanych z zatrudnieniem, np. informacji o warunkach zatrudnienia, instrukcji stanowiskowych czy informacji o ryzyku zawodowym. 

W związku z powyższym, pracodawcy sporządzają dokumentację związaną ze stosunkiem pracy takiego pracownika w dwóch wersjach językowych – w języku polskim oraz w języku obcym, którym włada pracownik. Jeżeli strony nie postanowiły inaczej, podstawą wykładni takich dokumentów jest ich wersja w języku polskim.

Jeżeli z pracownikiem niewładającym językiem polskim, została zawarta umowa o pracę wyłącznie w języku obcym,  może to spowodować konieczność prowadzenia podwójnej dokumentacji pracownika – jednej dla pracownika oraz drugiej na potrzeb pracodawcy ( np. w związku z koniecznością przedkładania dokumentów w języku polskim władzom publicznym oraz organom kontrolującym). 

JAKICH DOKUMENTÓW MOŻESZ ŻĄDAĆ OD OSOBY UBIEGAJĄCEJ SIĘ O ZATRUDNIENIE?

Pracodawca obowiązany jest do założenia i prowadzenia akt osobowych, oddzielnych dla każdego pracownika.

Akta osobowe pracownika składają się z 3 części:

• Część A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie;
• Część B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika;
• Część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

Pamiętaj, że  każda z części akt osobowych powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów. Dodatkowo, dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane.

CZĘŚĆ A AKT OSOBOWYCH PRACOWNIKA – UBIEGANIE SIĘ O ZATRUDNIENIE

Jako pracodawca możesz żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia następujących dokumentów:

• wypełnionego kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
• świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie;
• dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy;
• świadectwa ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego;
• orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku;
• innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Osoba, która ubiega się o zatrudnienie może dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, jak również dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.

Pracodawca powinien przechowywać w aktach osobowych pracownika tylko odpisy lub kopie składanych dokumentów. Przedłożenia oryginałów tych dokumentów możesz żądać tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii.

CZĘŚĆ B AKT OSOBOWYCH PRACOWNIKA – NAWIĄZANIE STOSUNKU PRACY ORAZ PRZEBIEG ZATRUDNIENIA

Ta część akt osobowych pracownika zawiera wszystkie dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy oraz jej późniejszym przebiegiem. Do tych dokumentów należą: 

• umowa o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie – potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności, jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę,
• dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy,
• pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami określonymi w Rozporządzeniu oraz zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
• oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach Kodeksu pracy,
• dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,
• dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
• oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
• dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,
• dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego i urlopu wychowawczego,
• dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku określonym w Kodeksie pracy,
• dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu bezpłatnego,
• orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,
• umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,
• wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy, stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy, a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta,
• wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,
• korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy,
• informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony.

Pamiętaj, że wskazany katalog dokumentów jest katalogiem otwartym tzn. mogą się w nim znaleźć również inne dokumenty, które nie zostały wymienione poniżej.

CZĘŚĆ C AKT OSOBOWYCH PRACOWNIKA – USTANIE ZATRUDNIENIA

W części C akt osobowych znajdują się wszystkie dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym:

• oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
• dotyczące żądania wydania świadectwa pracy oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
• kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
• potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
• umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,
• orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.

DODATKOWE DOKUMENTY – KARTY  EWIDENCYJNE

Dodatkowo, pracodawca powinien założyć i prowadzić dla każdego pracownika – cudzoziemca:

• kartę ewidencji czasu pracy w  zakresie obejmującym: pracę w  poszczególnych dobach, w tym pracę w  niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i  nieusprawiedliwione nieobecności w  pracy (w  stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego); 
• imienną kartę  wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą; 
• kartę ewidencyjną przydziału odzieży i  obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a  także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

KARA GRZYWNY

Nieprowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, zagrożonym karą grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł.  

Podstawy prawne:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141 z pozn.zm.);
2. Ustawa z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim (Dz. U. Nr 90, poz. 999 z późn. zm.);
3. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286).

Autor: Aplikant Radcowski Marta Szczepanowska
Nadzór Redakcyjny: Radca Prawny Paweł Tokarski