
Zatrudnianie cudzoziemców – dokumentacja pracownicza
Zatrudniając pracownika – cudzoziemca na podstawie umowy o pracę, należy stosować takie same zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej, jak w przypadku obywateli polskich.
W poprzednich wpisach wyjaśniliśmy, jakie kroki musisz podjąć, aby legalnie zatrudnić cudzoziemca w Polsce. Przypomnijmy, że pracodawca przed zatrudnieniem cudzoziemca ma obowiązek:
-
- żądać od cudzoziemca przedstawienia przed rozpoczęciem pracy ważnego dokumentu uprawniającego go do pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz przechowywać kopię tego dokumentu ( w przypadku zatrudnienia na podstawie umowy o pracę – w aktach osobowych pracownika natomiast w razie zawarcia z cudzoziemcem umowy cywilnoprawnej – przez cały okres wykonywania czynności przez cudzoziemca);
- w terminie 7 dni zgłosić cudzoziemca do ubezpieczeń społecznych, o ile obowiązek taki wynika z obowiązujących przepisów;
- sprawdzić, czy w stosunku do kandydata istnieje wymóg uzyskania zezwolenie na pracę.
Obowiązek prowadzenia dokumentacji związanej z zatrudnieniem pracownika wynika wprost z art. 94 pkt 9a ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. (dalej: „Kodeks Pracy).
Szczegółowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej znajdują się w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (dalej: „ Rozporządzenie”).
Ponadto, obowiązek ewidencjowania i przechowywania dokumentacji związanej z zatrudnieniem pracowników nakładają na pracodawcę przepisy podatkowe, nakazujące pracodawcy jako płatnikowi składek ewidencjowanie i przechowywanie dokumentacji związanej z poborem podatków.
Język polski jest podstawowym i obowiązkowym językiem dla celów związanych z zatrudnianiem pracowników w przypadku, gdy:
-
- osoba świadcząca pracę ma miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w chwili zawarcia umowy oraz
- umowa ma być wykonana lub wykonywana na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
Podobny obowiązek dotyczy pozostałych dokumentów i informacji związanych z zatrudnieniem, np. informacji o warunkach zatrudnienia, instrukcji stanowiskowych czy informacji o ryzyku zawodowym.
W związku z powyższym, pracodawcy sporządzają dokumentację związaną ze stosunkiem pracy takiego pracownika w dwóch wersjach językowych – w języku polskim oraz w języku obcym, którym włada pracownik. Jeżeli strony nie postanowiły inaczej, podstawą wykładni takich dokumentów jest ich wersja w języku polskim.
Jeżeli z pracownikiem niewładającym językiem polskim, została zawarta umowa o pracę wyłącznie w języku obcym, może to spowodować konieczność prowadzenia podwójnej dokumentacji pracownika – jednej dla pracownika oraz drugiej na potrzeb pracodawcy ( np. w związku z koniecznością przedkładania dokumentów w języku polskim władzom publicznym oraz organom kontrolującym).
JAKICH DOKUMENTÓW MOŻESZ ŻĄDAĆ OD OSOBY UBIEGAJĄCEJ SIĘ O ZATRUDNIENIE?
Pracodawca obowiązany jest do założenia i prowadzenia akt osobowych, oddzielnych dla każdego pracownika.
Akta osobowe pracownika składają się z 3 części:
- Część A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie;
- Część B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika;
- Część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.
Pamiętaj, że każda z części akt osobowych powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów. Dodatkowo, dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane.
CZĘŚĆ A AKT OSOBOWYCH PRACOWNIKA – UBIEGANIE SIĘ O ZATRUDNIENIE
Jako pracodawca możesz żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia następujących dokumentów:
- wypełnionego kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
- świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie;
- dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy;
- świadectwa ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego;
- orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku;
- innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.
Osoba, która ubiega się o zatrudnienie może dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, jak również dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.
Pracodawca powinien przechowywać w aktach osobowych pracownika tylko odpisy lub kopie składanych dokumentów. Przedłożenia oryginałów tych dokumentów możesz żądać tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii.
CZĘŚĆ B AKT OSOBOWYCH PRACOWNIKA – NAWIĄZANIE STOSUNKU PRACY ORAZ PRZEBIEG ZATRUDNIENIA
Ta część akt osobowych pracownika zawiera wszystkie dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy oraz jej późniejszym przebiegiem. Do tych dokumentów należą:
- umowa o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie – potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności, jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę,
- dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy,
- pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami określonymi w Rozporządzeniu oraz zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
- oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach Kodeksu pracy,
- dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,
- dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
- oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
- dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,
- dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego i urlopu wychowawczego,
- dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku określonym w Kodeksie pracy,
- dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu bezpłatnego,
- orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,
- umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,
- wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy, stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy, a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta,
- wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,
- korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy,
- informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony.
Pamiętaj, że wskazany katalog dokumentów jest katalogiem otwartym tzn. mogą się w nim znaleźć również inne dokumenty, które nie zostały wymienione poniżej.
CZĘŚĆ C AKT OSOBOWYCH PRACOWNIKA – USTANIE ZATRUDNIENIA
W części C akt osobowych znajdują się wszystkie dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym:
- oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
- dotyczące żądania wydania świadectwa pracy oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
- kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
- potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
- umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,
- orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.
DODATKOWE DOKUMENTY – KARTY EWIDENCYJNE
Dodatkowo, pracodawca powinien założyć i prowadzić dla każdego pracownika – cudzoziemca:
- kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy (w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego);
- imienną kartę wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą;
- kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.
KARA GRZYWNY
Nieprowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, zagrożonym karą grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł.
Podstawy prawne:
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141 z pozn.zm.);
- Ustawa z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim (Dz. U. Nr 90, poz. 999 z późn. zm.);
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286).
Autor: Aplikant Radcowski Marta Szczepanowska
Nadzór Redakcyjny: Radca Prawny Paweł Tokarski